· 

職場・仕事のチャットツールをうまく使うコツ

在宅勤務からオフィス勤務に戻りたくないですか?

コロナウイルス対策でテレワークやリモートワークを実践している企業が増えている。

 

通勤時間が無くなり効率的であるけれど

コミュニケーションの問題が露呈することもある。

 

  • 同僚や部下が何をしているのかが気になる。
  • 部下からの報連相が多くて自分の仕事ができない。
  • 逐一報告が入るので煩わしい。
  • 報連相の徹底により、いらぬ業務が増える。

リモートワークにおけるコミュニケーションの3つのポイント

  1. 会話はすべてチャット上で行うこと
  2. チャットを関係者全員が見える状態にすること
  3. 何でも言いやすい雰囲気と場をつくること 

1と2は割と易しいけど、3は難しい職場もあるかも。

チャットのメリットは

  • 宛名抜き
  • 定型挨拶抜き
  • 署名抜き
  • 顔文字・絵文字あり
  • 短文やりとり
  • テーマやプロジェクトの設定

 

メールでできなくもないが・・・限界がある。

 

職場・仕事でチャットツールを上手く使えば、便利で、生産性が向上する。

  

しかし、生産性が向上していると考えている従業員はわずか40%という。

職場で気が散る要因は

  • 直接の会話(47%)
  • 電話の会話(20%)
  • チャットツール(15%)

仕事用のチャットツールのおかげで生産性が向上していると考えていた従業員はわずか40%という。

職場・仕事のチャットツールをうまく活用するコツ

職場・仕事のチャットツールをうまく活用して生産性を最大化する4つのコツを紹介する。

 

1.単刀直入に話す

 主要なポイントに焦点を当て、自分を含め他者の時間を無駄にしないよう簡潔なメッセージにする。

 

2.うわさ話をしない

 職場のうわさ話は、会社での仕事や立場に不利益が生じかねない。

 

3.絵文字の使い過ぎを避ける

 文字の補助として、仕事であることを忘れずに適切に使う。

 

4.自己認識を持つ

 自分が話し過ぎていて人の仕事の邪魔になっていないか認識する。

 

 

生産性の向上を高めるためにチャットツールは有効であるので、上手く活用していきたい。

在宅勤務のコミュニケーション心得

テレワークでは、今まで以上に意識して自分からコミュニケーションをとるようにしたい。

 

オフィスでは、同僚が目の前に座っていたり、同じフロアやトイレ・タバコ・食堂などのコミュニケーションで「なんとなく」周囲で起きていることを感じていると思います。

 

テレワークでは、「周りを察知する」とか「今の話は聞こえていただろう」とかが無くなります。

はっきりと「担当全員メールで共有する」とか「必要そうな人をCCに入れておく」とか、オンライン・ミーティングをするとか、コミュニケーション(接点)を多く取ることが大事です。

 

コミュニケーションの心得

  • チャットやメールを送ったままにしない。
    本当に伝わったか。お互いに反応する。
  • 担当者同士のミーティングは必ず定期的に実施する。
    本当に伝わっているか確認できる。
  • 伝わったようで伝わっていないことはよくあること。
    相手への思いやり、気づかいの気持ちを常に持つ。
    時には感謝の気持ちも。

今までの仕事のやり方を見直す意識を!

このコロナを契機に、「働き方」が本質的に変わる可能性があり、本来の「働き方改革」の波に乗るチャンスだ。

 

 

コロナ後のビジネス世界が近づいている。