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マイナンバー制度で見直すべき社内システム(1)

 2013年に成立した「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」により、マイナンバー制度がようやくスタートします。

 今年10月以降に国民1人ひとりにマイナンバー(12桁)が通知され、2016年1月から行政手続きにマイナンバーの記載が求められるようになります。


マイナンバーの用途

 マイナンバーの用途は、


  • 社会保障
  • 災害

に関する行政手続きです。


 人事・総務や経理業務に携わる方は既に気付かれていることと思います。例えば源泉徴収票や社会保険の手続きにもマイナンバーを記録しなければなりません。


 2016年年1月以降、税や社会保障の手続のために、それぞれの帳票等の提出時期までに、パートやアルバイトを含め、全従業員のマイナンバーを順次取得し、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類に番号を記載することになります。


つまり、民間企業の多くがマイナンバー対応が必須になります。


マイナンバー対応のポイント

◆ポイント1

 数百の帳票のフォームを一部変更する必要がある。


 主に次のような書類が対象になります。


【税務に関して】

  1. 所得税の申告書は、2016年分の申告書から番号を記載する。
  2. 個人住民税及び個人事業税の申告書は、2017年度分の申告書から番号の記載が開始されるため、2017年3月15日までに提出する申告書に番号を記載する。
  3. 法人税の申告書は、2016年1月1日以降に開始する事業年度に係る申告書から番号を記載する。例えば、3月決算法人であれば、2017年3月決算に係る申告書から番号を記載する。
  4. 法人住民税及び法人事業税の申告書についても法人税の申告書と同様です。
  5. 法定調書は、2016年1月以降に金銭等の支払等が行われるものから、番号を記載する。退職所得の源泉徴収票を例にすると2016年3月の退職手当の支払いに係るものであれば、退職の日以後1ヵ月以内に税務署への提出及び退職手当等の支払を受ける者への交付となっているので、28年4月に提出及び交付する源泉徴収票には、番号を記載する。
  6. 支払報告書は、2016年分の支払報告書から番号の記載が開始されるため、2016年分の給与支払報告書であれば、2017年1月31日までに提出する支払報告書から番号を記載する。
  7. 申請書・届出書は、2016年1月1日以降に提出すべき申請書等から、番号を記載する。


【社会保障に関して】 

  1. 雇用保険適用事業所設置届などに法人番号を追加する。(2016年1月1日提出分から)
  2. 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届、同資格喪失届などに個人番号を追加する。(2017年1月1日提出分から)
  3. 健康保険・厚生年金保険の新規適用届に法人番号を追加する。(2017年1月1日提出分から)


◆ポイント2

 マイナンバーは特定個人情報とされ、個人情報保護法よりも厳しい管理が求めらる。

 企業規模などによる例外もありません。

 

 情報漏洩の場合は、例えば意図的な漏洩だと200万円以下の罰金、4年以下の懲役という罰があり、漏洩した従業員ばかりでなく会社にも罰が科されます。


 また原則としてマイナンバーを法に定められた利用範囲を超えて利用・提供することはできず、番号の漏洩、滅失、毀損を防止するなど、適切な管理措置も必要になります。

 (具体的な措置については、特定個人情報保護委員会からガイドラインが示される予定)


◆ポイント3

 マイナンバーの安全な管理と適切な廃棄が求められる。


 企業側がその従業員と家族のマイナンバーを取得し、本人確認が必要なものは確認し、安全に保管する必要があります。さらに、法定期限が過ぎたり従業員が退職した場合などには速やかに廃棄しなければなりません。


マイナンバー制度で見直すべき社内システム

  • 人事システム
  • 勤怠管理システム
  • 財務・会計システム
  • その他の関連するシステムなど

の対応が必要になります。

 

 そして、情報セキュリティ対策の見直しも必要かもしれません。

 なぜなら、マイナンバーは特定個人情報にあたるため、情報漏洩を防ぐための対策をより強固にしなければならないケースも多くなりそうです。

 

 

 続いて、社内システムの対応策はこちらです。