デジタル化は、システム選びの前に考えることがある

クラウドサービス、データ活用、業務の自動化。

企業活動の中に、デジタル技術を取り入れる動きが広がっている。

ただ、それは何か新しいものに飛びつく話だけではないのだと思う。

背景には、もう少し切実な事情がある。

業務負荷の増加。
人材不足。
長年使ってきたシステムの老朽化。

どれも、すぐに会社を止めるものではない。

けれど、放置していると、日々の業務のあちこちに負担として現れてくる。

確認に時間がかかる。
担当者に聞かないと分からない。
同じ情報を何度も入力する。
ミスを防ぐために、さらに確認作業が増える。
忙しい人に、仕事がますます集まっていく。

会社は回っている。

でも、確実に重くなっている。

日々の業務が回りにくくなる。
特定の人に仕事が集中する。
確認や転記に時間がかかる。
取引先から求められるデータ連携や、新しい業務対応に遅れが出る。

そうなってから慌てて動くと、選択肢は狭くなる。

だから、そろそろデジタル活用を進めたい。

そう感じるのは、とても自然なことだと思う。

一方で、多くの会社では、デジタル活用が思うように進んでいない。

理由はいくつもある。

その中でも大きいのは、古いシステムと人材不足です。

長年使い続けてきた基幹システムは、外部との連携が難しいことがある。
改修しようとしても、費用がかかる。
業務の変え方も考えなければならない。
そもそも、今のシステムを分かっている人が限られていることもある。

また、ITやデータ活用を担える人材を、すぐに確保できる会社ばかりではない。

育成したくても、日常業務に追われている。

新しいことを考える余裕がない。

だからこそ、いきなり大きな事業改革を目指さなくてもいいのだと思う。

まずは、日常業務の見直しから始める。

紙やExcel、個別システムに分散している情報を整理する。
必要なデータを確認しやすくする。
目視確認や集計作業などの定型業務を、少しずつ自動化する。

それだけでも、

業務のムダや重複は減らせる。
残業削減につながることもある。
人員配置を見直すきっかけにもなる。

日常業務の効率化は、事業環境に対応するための土台そのものではない。

けれど、その土台を整えていくための入口にはなる。

では、具体的にどのように進めればよいのか。

ここで大事なのは、いきなりシステムを選ばないことだと思う。

デジタル化は、システム選びの前に考えることがある。

まず、「何のためのデジタル化か」を少し絞る

「デジタル化したい」という言葉は、思っているより大きい。

売上を伸ばしたいのか。
業務を楽にしたいのか。
顧客対応を早くしたいのか。
属人化を減らしたいのか。
将来の人手不足に備えたいのか。

同じデジタル化でも、目的によって進め方は変わる。

たとえば、社長は「営業力を高めたい」と思っている。

一方で、現場は「入力の二度手間を減らしたい」と思っている。

管理者は「最新の数字をすぐ見たい」と感じている。

どれも間違っていない。

ただ、全部を一度に満たそうとすると、話がぼやける。

最初に必要なのは、立派な方針ではなく、目的を少し絞ることなのだと思う。

今の仕事の流れを、思っているより丁寧に見る

次に見るべきは、今の仕事の流れです。

受注はどこから入るのか。
見積は誰が作るのか。
在庫はどこで確認するのか。
請求まで、どの情報が何度動くのか。

ここを追っていくと、いろいろな声が出てくる。

「同じ内容を何度も入力している」

「担当者によってやり方が違う」

「このExcelは誰が直しているのか分からない」

「顧客とのやり取りが個人のメールに残っている」

こうした声は大事です。

ただ、そのまま並べただけでは、まだ課題とは言い切れない。

業務の流れが悪いのか。
システムが合っていないのか。
役割分担が曖昧なのか。
そもそもルールが決まっていないのか。

ここを分けて見ないと、整理したようで、混乱は残る。

ITの話に入る前に、使えるデータがあるかを見る

デジタル化というと、どうしても道具の話になりやすい。

AIを使えないか。
クラウドにした方がいいのではないか。
他社が入れているシステムは何か。

もちろん、それも気になる。

けれど、その前に見たいものがある。

必要なデータが、使える状態で残っているかどうかです。

顧客情報が古い。
商品コードの付け方が部署ごとに違う。
売上データはあるが、粗利や案件経緯とつながっていない。
Excelの入力ルールが人によって違う。
紙やPDFに情報が閉じ込められている。

こういう状態のまま新しいシステムを入れても、思ったほど活用できない。

デジタル化は、情報をきれいに流すことでもある。

そのためには、まず情報の置き場と状態を見る必要がある。

ひとつの案に飛びつかず、いくつかの進め方を比べる

少し整理が進むと、いくつかの進め方が見えてくる。

請求書発行から効率化する。
営業管理から始める。
販売管理や在庫管理を整える。
まず一部門だけで小さく試す。

どれも、あり得る。

ここで早く決めすぎない方がいい。

費用が安いから。
導入が簡単そうだから。
現場の抵抗が少なそうだから。

そういう理由も大切です。

ただ、それだけで決めると、計画が小さくまとまりすぎることがある。

その案は、

会社の目標に近づくのか。
顧客対応は良くなるのか。
社員の負担はどこまで減るのか。
将来の成長に耐えられるのか。

施策アイディアを比べて初めて、優先順位に意味が出てくる。

今のやり方をそのままシステムに乗せない

ここは、かなり大事なところだと思う。

今の申請ルートを、そのまま電子化する。
今のExcel項目を、そのままシステムに移す。
担当者ごとのやり方を、そのまま残す。
紙をPDFにしただけで終わる。

これでは、見た目はデジタルになっても、仕事の構造はあまり変わらない。

むしろ、古い不便さを新しい仕組みの中に閉じ込めてしまうこともある。

考えたいのは、今の仕事をどう写すかではない。

どこを標準化するのか。
どこに人の判断を残すのか。
誰が入力し、誰が確認し、誰が使うのか。
一度入れた情報を、どこまで使い回せるようにするのか。

システムを決める前に、新しい仕事の流れを考える。

この順番が崩れると、業務とITが別々に動き始める。

「何がよくなったら成功か」を先に決める

デジタル化の計画では、最後に目標数値を決めたくなる。

見積作成時間を短くする。
請求ミスを減らす。
在庫確認の時間を減らす。
月次の売上状況を早く見られるようにする。
問い合わせ対応を早くする。

こうした指標は必要です。

でも、最後に飾りのように付けるものではない。

何が良くなったら、前に進んだと言えるのか。
どの水準まで行けば、効果があったと言えるのか。
いつ、誰が、それを確認するのか。

ここを決めておかないと、導入後に困る。

「便利になった気はする」

「でも、何が変わったのかは分からない」

そういう状態になりやすい。

成功の見え方を先に決める。

地味だけれど、後から効いてくる。

外部に任せることと、自社で決めることを分ける

システム会社に相談することは大切です。

ただ、何も整理しないまま相談すると、話は製品や機能に寄りやすい。

何を外部に任せるのか。
何は自社で決めるのか。
社内の責任者は誰か。
現場の意見を誰がまとめるのか。
導入後の運用を誰が見るのか。

ここを曖昧にしたまま進めると、導入後に責任の置き場がなくなる。

システム会社は、システムを作ることはできる。

けれど、自社の仕事をどう変えるかは、会社側が決めるしかない。

外部に頼ることと、自社で引き受けること。

その線引きが、案外難しい。

導入計画は、システムの予定表だけでは足りない

導入計画というと、契約日、設定日、本番稼働日が並ぶ。

もちろん、それも必要です。

でも、それだけでは足りない。

業務ルールはいつ決めるのか。
現場への説明は誰が行うのか。
教育はどの範囲まで行うのか。
古い業務から新しい業務へ、どう切り替えるのか。
問い合わせやトラブルは誰が受けるのか。
効果はいつ確認するのか。

システムの導入予定だけでは、現場は動かない。

業務の変え方、社内の体制、教育、定着、評価。

そこまで含めて、ようやく実行計画になる。

導入して終わりではなく、使い始めてから見直す

使い始めてから、初めて分かることがある。

思ったより使われない機能がある。
入力負担が増えている。
必要な情報が取れていない。
顧客対応は早くなったが、別の確認作業が増えている。
そもそも目指していた方向が、少し変わってきた。

だから、導入して終わりではない。

実際に使ってみて、事実を見る。

必要なら、計画を直す。
場合によっては、会社として何を目指すのかというところまで戻る。

デジタル化は、一度決めた計画を最後まで押し切ることではないのだと思う。

結びに

デジタル化という言葉は、どこか華やかです。

けれど実際には、かなり地味な確認の積み重ねです。

目的を絞る。
仕事の流れを見る。
データの状態を確かめる。
進め方を比べる。
今のやり方をそのまま持ち込まない。
何が良くなったら成功かを決める。
外部に任せることと、自社で決めることを分ける。
導入後に見直す。

こうして並べてみると、派手な話はあまりない。

でも、この地味な順番を飛ばすと、あとで大きく迷う。

システム選びの前に、自社の仕事と向き合う。

少し遠回りに見えて、案外そこが近道なのかもしれない。

デジタル活用に取り組むべき理由とその進め方