職場・仕事のチャットツールをうまく使うコツ

コロナウイルス対策でテレワークやリモートワークを実践している企業が増えている。

　

通勤時間が無くなり効率的であるけれど

コミュニケーションの問題が露呈することもある。

　

• 同僚や部下が何をしているのかが気になる。
• 部下からの報連相が多くて自分の仕事ができない。
• 逐一報告が入るので煩わしい。
• 報連相の徹底により、いらぬ業務が増える。

1. 会話はすべてチャット上で行うこと
2. チャットを関係者全員が見える状態にすること
3. 何でも言いやすい雰囲気と場をつくること　

1と2は割と易しいけど、3は難しい職場もあるかも。

• 宛名抜き
• 定型挨拶抜き
• 署名抜き
• 顔文字・絵文字あり
• 短文やりとり
• テーマやプロジェクトの設定

　

メールでできなくもないが・・・限界がある。

 

職場・仕事でチャットツールを上手く使えば、便利で、生産性が向上する。

  

しかし、生産性が向上していると考えている従業員はわずか40％という。

• 直接の会話（47％）
• 電話の会話（20％）
• チャットツール（15％）

仕事用のチャットツールのおかげで生産性が向上していると考えていた従業員はわずか40％という。

職場・仕事のチャットツールをうまく活用して生産性を最大化する4つのコツを紹介する。

　

1.単刀直入に話す

　主要なポイントに焦点を当て、自分を含め他者の時間を無駄にしないよう簡潔なメッセージにする。

　

2.うわさ話をしない

　職場のうわさ話は、会社での仕事や立場に不利益が生じかねない。

　

3.絵文字の使い過ぎを避ける

　文字の補助として、仕事であることを忘れずに適切に使う。

　

4.自己認識を持つ

　自分が話し過ぎていて人の仕事の邪魔になっていないか認識する。

 

 

生産性の向上を高めるためにチャットツールは有効であるので、上手く活用していきたい。

テレワークでは、今まで以上に意識して自分からコミュニケーションをとるようにしたい。

 

オフィスでは、同僚が目の前に座っていたり、同じフロアやトイレ・タバコ・食堂などのコミュニケーションで「なんとなく」周囲で起きていることを感じていると思います。

 

テレワークでは、「周りを察知する」とか「今の話は聞こえていただろう」とかが無くなります。

はっきりと「担当全員メールで共有する」とか「必要そうな人をＣＣに入れておく」とか、オンライン・ミーティングをするとか、コミュニケーション（接点）を多く取ることが大事です。

 

コミュニケーションの心得

• チャットやメールを送ったままにしない。
  本当に伝わったか。お互いに反応する。
• 担当者同士のミーティングは必ず定期的に実施する。
  本当に伝わっているか確認できる。
• 伝わったようで伝わっていないことはよくあること。
  相手への思いやり、気づかいの気持ちを常に持つ。
  時には感謝の気持ちも。

このコロナを契機に、「働き方」が本質的に変わる可能性があり、本来の「働き方改革」の波に乗るチャンスだ。

 

 

コロナ後のビジネス世界が近づいている。